מה לעשות כשהגבולות שלנו נפרצים?

למשל לקוח שמתקשר אלינו שלא בשעות העבודה שלנו,
או לקוח שנוהג לתפוס אותנו בטלפון לפרקי זמן ממושכים.

הפתרון של חלק מאיתנו הוא להמציא תירוצים באופן נקודתי.
"אני בדיוק נכנס לפגישה / אני באמצע משהו"
מה הבעיה עם זה?
מעבר לזה שזה פוגע בחוויית הלקוח,
כי אתם נחווים כעסוקים מדי בשבילו
(אולי הוא לא די חשוב עבורכם כמו כל הפרויקטים האחרים?)
ושבסוף הלקוח מרגיש שאתם מסבנים אותו,
אולי התירוץ עובד פעם אחת, פעמיים.

אבל אם הסיטואציה חוזרת על עצמה ואנחנו מגיעים למצב
שאנחנו מרגישים צורך להתפתל ולהמציא תירוצים,
זה אומר שיש לנו חוסר בגבולות ובתיאום ציפיות
וכתוצאה מזה – הלקוח מנהל אותנו לפי מה שנראה לו.

בעסק מקצועי יש נהלים שלא גורמים לכם כיווץ בבטן,
אלא מגינים עליכם, ממסגרים את צורת העבודה בצורה ברורה
ומסייעים לכם להתנהל בתוכו באופן שתומך בעשייה שלכם וימנע מכשולים.

תשאלו את עצמכם: מי צריך לקבוע את הגבולות והנהלים אצלכם –
אתם – בעלי העסק, או הלקוח?

אנחנו רוצים להיות במצב שנהלי העסק ברורים לנו,
וגם הלקוח רוצה כללים ברורים.
אי אפשר לצפות מלקוח לכבד גבולות שלא קיימים,
ועסק שיש לו נהלים ברורים – נתפס, בצדק, כרציני ומקצועי יותר.

ובתכל'ס – מה עושים כדי למנוע סיטואציות כמו זו שהזכרנו קודם?

כל דבר כזה שמציק לכם ניתן בדרך כלל למניעה בפעם הבאה אם יעוגן בחוזה.
למשל אם אתם מרגישים שהלקוח מציק בשיחות טלפון שמונעות מכם לעבוד,
הוסיפו את הסעיפים הנ"ל בחוזה:
———————————————————————-
– ההתקשרות תהיה בדוא"ל.
– כל דוא"ל יכלול שורת נושא רלוונטית.
– מענה לדוא"ל יהיה בשעות פעילות הסטודיו.
– שיחות טלפוניות קצרות להבהרות שונות יתקבלו בהבנה משני הצדדים
———————————————————————-
נכון, תיאום ציפיות וסעיפים – לעיתים לא מספיקים.
אתם יודעים מה כן עובד? תמחור.
הזמן הזה שהלקוח תופס אתכם במשך שעות יקרות –
הוא שעות העבודה שלכם.
אותו לקוח מרגיש שהוא זקוק לשעתיים של ייעוץ פרטני
מתוך המומחיות שלכם, כדי לקדם את הפרויקט שלו.
זה מצוין. וזה מוצר בפני עצמו.

אז רק תוסיפו את הסעיף הבא:
———————————————————————-
– ניתן לקבוע פגישה טלפונית בעלות x ש"ח / שעת סטודיו.
———————————————————————-
זה מבטיח לכם שיהיו שיחות רק אם צריך,
שהן יהיו מתומצתות ויעילות, ושאתם תהיו מתוגמלים עליהן